tugas sekretaris

Mempersiapkan Pertemuan/Rapat Dalam kehidupan sehari-hari, banyak kelompok yang mengadakan pertemuan/rapat baik kelompok formal seperti organisasi atau perusahaan maupun kelompok tidak formal seperti kelompok arisan, kelompok belajar, dan sebagainya. Dalam dunia perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat yang akan diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat mengurus mulai dari persiapan, termasuk juga mengawasi perlengkapan-perlengkapan hingga menetukan macam jamuan makan atau menu makanan. Rapat adalah sejenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Menurut Bob Trent, Rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan maupun perusahaan). Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staf atau pegawainya dalam mengambil sebuah keputusan yang berkaitan dengan hajat hidup perusahaan. Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Di bawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebgai berikut : 1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. 2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi. 3. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat. 4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.